Dokumenter


Dokumenter

Avvik er generelt sett noe som ikke følger vedtatte prosedyrer. Disse prosedyrene må være kjent blant de ansatte. Derfor er det et krav om at alle prosedyrer i kommunen skal samles, og gjøres tilgjengelig på nett.

Samlingen av disse dokumentene vil for hver enhet derfor bestå av blant annet

  • Prosedyrer, rutiner og systembeskrivelser
  • Planer og mål
  • Vedtak som berører driften
  • Andre dokumenter som gjelder enheten / fagområdet

Merk dette er ikke en digital samling av politiske vedtak, saker, referater med mer. De er tilgjengelig i dag via andre kanaler.

Alle enheter er ansvarlige for de prosedyrer som styrer driften hos seg til enhver tid er oppdaterte, nøyaktige og kjent. Første del av kvalitetsarbeidet er å legge disse dokumentene inn i systemet. Samtidig med at dette skjer opprettes da en revisjonsansvarlig for dokumentet. Vedkommende får automatisk en påminnelse etter 1 år om å kontrollere at et innlagt dokument fremdeles skal gjelde.

Dokumentstrukturen ser pr i dag slik ut:

Snarvei til dokumenter er en link hver enkelt ansatt kan lage til sine mest aktuelle områder. Eksempelvis sin avdeling, økonomi og personal saker.

Leseliste er hva enhetsleder kan kreve at hver enkelt ansatt skal lese igjennom. Eksempelvis nye endringer på prosedyrer ved brann, medisinrutiner mm

Eksempler på dokumenter som skal registreres:

  • Prosedyrer for legemiddelhåndtering
  • Brannverninstruks for særskilte brannobjekt
  • Personalreglement på hver enkelt arbeidsplass
  • Skjema for taushetserklæring 

 




Sist oppdatert den 29.jan.2016


Tips en venn Skriv ut