100 % fast stilling som arkivleder/fagleder servicetorg

Stillingen er nyopprettet og vil bli en del av servicetorget som skal startes opp fra 01.01.21. Servicetorget er underlagt stabsleder og er en del av kommunedirektørens stab.  Sømna kommune har ca 200 ansatte. Den kommunale organisasjonen ledes av kommunedirektøren. Kommunen er organisert som en 3-nivåkommune med støttefunksjoner samlet i egen stab

Vi ønsker en medarbeider som kan være en pådriver i arbeidet med effektivisering og videreutvikling av kommunens sak og arkivtjeneste i samarbeid med kommunedirektøren, områdeledere, enhetsledere og andre. Du vil ha en sentral rolle i etablering og drift av servicetorget i kommunen.

Arbeidsoppgaver:

• Fagleder for servicetorget
• Daglige driftsoppgaver som posthåndtering, skanning, journalføring, postfordeling og kvalitetssikring av data i elektronisk sak/arkivsystem.
• Overordnet faglig ansvar for kommunens sak og arkivtjeneste i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og regelverk.
• Kvalitetssikring av data i sak- og arkivsystemet samt sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i sak- og arkiv arbeidet.
• Systemansvarlig for det elektroniske sak- og arkiv systemet Ephorte.
• Utarbeide og ajourholde arkivplan og bevarings- og kassasjonsreglement.
• Opplæringsansvarlig for sak- og arkiv systemet.
• Utvikle rutiner, prosedyrer, serviceerklæringer o.l for området

Arbeidsoppgavene vil kunne endres i forhold til de oppgaver Sømna kommune til enhver tid skal ivareta.

Ønskede faglige kvalifikasjoner:

• Høyere relevant utdanning på høgskole-/universitetsnivå og relevant erfaring fra offentlig sektor. Lang og bred erfaring fra tilsvarende arbeid kan kompensere for manglende formell utdanning.
• God IT kompetanse
• God norsk skriftlig og muntlig fremstillingsevne

Dette er en stilling hvor både faglige og personlige egenskaper er viktige for å lykkes. Du må ha en utpreget serviceinnstilling, kunne jobbe selvstendig, ta initiativ og være resultatorientert. Du må kunne prioritere og ha god struktur uten at det går på bekostning av endringsvilje og fleksibilitet. Du må være god til å kommunisere og ha gode samarbeidsevner.

Personlig egnethet for stillingen vil bli særlig vektlagt.

Vi kan tilby:

• En spennende stilling i et godt arbeidsmiljø
• Et variert og selvstendig arbeid
• Gode muligheter for personlig og faglig utvikling
• God pensjonsordning
• Dekning av flytteutgifter etter kommunenes regulativ
• Værebehjelpelig med å skaffe bolig

For nærmere informasjon om stillingen kontakt med kommunedirektør Arne Johansen, mobil 416 88 422

Klikk her for elektronisk søknad i Jobbnorge.

Søknadsfrist: 28.07.20

---------

80 % fast stilling som formannskapssekretær. Stillingen kan bli vurdert utvidet til 100 %.

Stillingen ligger i stab og er underlagt stabsleder. Sømna kommune har ca 200 ansatte. Kommunen er organisert som en 3-nivå kommune med støttefunksjoner samlet i egen stab.

Du vil få ansvar for å administrere det politiske systemet i kommunen. Dette innebærer at du vil ha ansvaret som møtesekretær i alle kommunale organer, herunder kommunestyret og formannskap, samt andre utvalg. I perioder også utover ordinær arbeidstid. Du skal sørge for at saksflyten mellom administrasjon og de folkevalgte organene er så god som mulig,

Arbeidsoppgaver:

• For- og etterarbeid til møter, innkallinger, protokoller samt praktiske forberedelser
• Ha rollen som valgstyrets sekretær og ha en stor rolle i forhold til avvikling av stortingsvalg og kommunevalg
• Gi veiledning og informasjon til folkevalgte, administrasjon og publikum
• Saksbehandling og bistå kollegaer med saksbehandling
• Andre administrative oppgaver knyttet til blant annet arkiv og innsyn i samarbeid med arkivleder
• Systemansvarlig for sak/arkivsystemet Ephorte sammen med arkivleder/fagleder servicetorg.
• Veiledning av kollegaer i forhold til sak/arkivsystemet.

Arbeidsoppgavene vil kunne endres i forhold til de oppgaver Sømna kommune til enhver tid skal ivareta.

Ønskede faglige kvalifikasjoner:

• Høyere relevant utdanning på høgskole-/universitetsnivå og relevant erfaring fra offentlig sektor. Lang og bred erfaring fra tilsvarende arbeid kan kompensere for manglende formell utdanning.
• God IT kompetanse
• God norsk skriftlig og muntlig fremstillingsevne

Dette er en stilling hvor både faglige og personlige egenskaper er viktige for å lykkes. Du må ha en utpreget serviceinnstilling, kunne jobbe selvstendig, ta initiativ og være resultatorientert. Du må kunne prioritere og ha god struktur uten at det går på bekostning av endringsvilje og fleksibilitet. Du må være god til å kommunisere og ha gode samarbeidsevner.

Personlig egnethet for stillingen vil bli særlig vektlagt.

Vi kan tilby:

• En spennende stilling i nær kontakt med politisk og administrativ ledelse
• Et variert og selvstendig arbeid
• Gode muligheter for personlig og faglig utvikling
• God pensjonsordning
• Dekning av flytteutgifter etter kommunenes regulativ
• Være behjelpelig med å skaffe bolig

For nærmere informasjon om stillingen kontakt formannskapssekretær Gro Steen mobil 905 61 544

Klikk her for elektronisk søknad i Jobbnorge.

Søknadsfrist: 28.07.20.